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ネット全盛時代だからこそ、
特別な印象を与える郵便で送ろう
はがき・挨拶状を作成するときのルールやマナー

メールやSNSによるコミュニケーションが主流となり、現代では郵便があまり使われなくなりました。そんなネット全盛時代だからこそ、時間も手間もかかる手紙は、どこか特別な印象を与えてくれます。お客様やお取引先様に送るDMはがきや案内はがき、挨拶状など、メールで済む内容をあえて郵便で送ることで、相手との関係をより円滑にしてくれることもあるでしょう。
このページでは、はがき・挨拶状を作成するときに気をつけたいルールやマナーをご紹介します。

常翔印刷で対応しているはがき・挨拶状印刷

常翔印刷では下記のはがき・挨拶状制作に対応しています。

私製はがき(ポストカード) 官製はがき 挨拶状(カード+封筒)
郵便局で販売されているはがきではなく、いちからオリジナルで作成します。はがきとして郵送するには定められた郵便約款に従う必要がありますが、仕様はある程度自由につくることができます。
送るときには切手を貼る作業もしくは送料支払いの手続きが必要です。
郵便局で販売されている官製はがきに印刷をします。切手を貼らずにそのまま送ることができます。弊社では通常はがきの他にも、往復はがき、かもめ~る、年賀はがきにも対応しています。
※厳密には「官製」ではなく「郵政はがき」と呼ぶのが正しいのですが、私製はがきと区別しやすいため「官製はがき」という呼び方が今でも定着しています。
社長交代や事務所移転などの際、日頃お世話になっている取引先に出す案内状です。フォーマルなご挨拶や招待状として使用します。
封入するカードと封筒をセットで作成いたします。
〈参考価格〉
仕様:
アートポスト180kg
両面カラー
100×148mm
1,000枚のとき

データ制作費:5,000円
印刷費:9,000円
合計:14,000円(税抜)
〈参考価格〉
仕様:
官製はがき
片面カラー
100枚のとき

データ制作費:4,000円
印刷費:5,400円
合計:9,400円(税抜)
※官製はがき代別途
〈参考価格〉
仕様:
甲陽洋2封筒
二つ折りカード
片面モノクロ
100セット(カード+封筒)のとき

データ制作費:2,000円
印刷費:8,200円
合計:10,200円(税抜)
私製はがき(ポストカード)
郵便局で販売されているはがきではなく、いちからオリジナルで作成します。はがきとして郵送するには定められた郵便約款に従う必要がありますが、仕様はある程度自由につくることができます。
送るときには切手を貼る作業もしくは送料支払いの手続きが必要です。
〈参考価格〉
仕様:
アートポスト180kg
両面カラー
100×148mm
1,000枚のとき

データ制作費:5,000円
印刷費:9,000円
合計:14,000円(税抜)
官製はがき
郵便局で販売されている官製はがきに印刷をします。切手を貼らずにそのまま送ることができます。弊社では通常はがきの他にも、往復はがき、かもめ~る、年賀はがきにも対応しています。
※厳密には「官製」ではなく「郵政はがき」と呼ぶのが正しいのですが、私製はがきと区別しやすいため「官製はがき」という呼び方が今でも定着しています。
〈参考価格〉
仕様:
官製はがき
片面カラー
100枚のとき

データ制作費:4,000円
印刷費:5,400円
合計:9,400円(税抜)
※官製はがき代別途
挨拶状(カード+封筒)
社長交代や事務所移転などの際、日頃お世話になっている取引先に出す案内状です。フォーマルなご挨拶や招待状として使用します。
封入するカードと封筒をセットで作成いたします。
〈参考価格〉
仕様:
甲陽洋2封筒
二つ折りカード
片面モノクロ
100セット(カード+封筒)のとき

データ制作費:2,000円
印刷費:8,200円
合計:10,200円(税抜)

他にも下記のようなオプションも承ります。
★地図製作 ★宛名印字 ★封入封緘作業 ★切手貼付作業
常翔印刷では、はがき・挨拶状のデザイン作成から発送代行までワンストップ対応いたします!

どちらが良い?私製はがきと官製はがき

切手を貼る手間がかからないのは官製はがきです。

官製はがきには料金の支払を示す「料額印面」がもとから印刷されているため、切手を貼る手間がかかりません。これに対して私製はがきは切手を貼ったり、郵便局で支払いの手続きをしたりしなくてはなりません。
あえて手間をかけて私製はがきに一枚ずつ切手を貼ることで、相手に丁寧な印象を与える効果もあります。とはいえ官製はがきでも失礼にあたるわけではありませんので、作業時間があるかどうかで決めて問題ありません。

カラー印刷なら私製はがきが綺麗です。

官製はがきは紙質が選べず、カラー印刷はくすんだような表現となります。
一方私製はがきは紙質を選べますので、カラー印刷向けの用紙を選択することで写真もキレイに印刷することができます。

官製はがきには余白が出ます。

官製はがきは一枚ずつ印刷を施す工程上、必ず四方に余白が入ります。
一方、私製はがきは印刷してから断裁をするため、紙の端まで色をつけることができます。全面ベタ塗りデザインでレイアウトにこだわりたい場合には私製はがきが良いでしょう。

かもめ~る、お年玉付き年賀はがきを活用しましょう!

郵便局から期間限定で発売される「かもめ~る」「お年玉付き年賀はがき」は、抽選くじつきのため捨てられてしまう可能性が低く、開封の手間がないことから確実に内容が目に止まります。そのため、DMはがきとして非常に効果的です。年賀状、または暑中見舞いのタイミングで有効活用しましょう。ただし、年賀状・暑中見舞いは本来、季節の節目に大切な方を思い遣る挨拶状です。熱心な売込みは相手に大変失礼ですし、嫌われてしまいます。挨拶状としての本来の意味を忘れず、お客様との関係性を良くすることを目的として送ると良いでしょう。

どちらが良い?はがきと封書

フォーマルな挨拶状や案内状は封書にしましょう。

挨拶状・案内状は、はがきで送る場合と、封書(封筒入りのカード)で送る場合があります。はがきの方がカジュアルなもの、封書の方がフォーマルなものになります。社長交代等ビジネスの正式な案内は必ず封書で送るようにしましょう。季節の挨拶状や礼状、新年会等私的に催す案内状ははがきで問題ありません。

他人に見られたくないものは封書にしましょう。

はがきは開封する手間がかからず、どのような内容か一目で分かるため、広告として非常に高い宣伝効果が得られます。その反面、受取人以外にも内容が見られてしまうデメリットがあります。
販促DMを送る場合、商材によってはどのようなサービスを利用したかオープンにされたくないものもあります。そのような場合は、封書で送る配慮が必要です。封書にすると開封されないまま捨てられてしまう可能性もありますが、プライバシーを晒してお客様に嫌われてしまっては本末転倒です。クーポン券を同封して封筒にその旨を記載するなど工夫することで、開封率を上げましょう。

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習志野市・八千代市・千葉市・船橋市・市川市・鎌ケ谷市・松戸市・柏市・白井市・佐倉市・四街道市のハガキ印刷は常翔印刷にお任せください

私製はがき 作成時のルール

オリジナルの私製はがき(ポストカード)を作成する際には、郵便局の規定に従わなくてはなりません。

郵便物は「はがき(第二種郵便物)」と「手紙(第一種郵便物)」に区分されています。このルールから外れてしまうと「はがき」として取り扱ってもらえず、「手紙」の扱いとなります。そうすると追加の郵送料を支払わなければならなくなったり、最悪郵送できない場合もあります。私製はがきを「はがき(第二種郵便物)」として送りたいときのポイントをまとめました。

規定のサイズに収めましょう!

はがき(第二種郵便物)にはサイズと重さの範囲が決められています。まず、サイズは140~154mm×90~107mmに収める必要があります。郵便局で売られている通常はがきは100×148mmですので、一般的にはこのサイズで作成します。重さは2~6gと定められています。一般的にはがきとして出回っている用紙であれば重量オーバーの心配はありません。
注意したいのは、薄い紙を使用するときです。一般的に使われている用紙では斤量135kg以上が必須条件となり、110kg以下ですと2gより軽くなる恐れがあります(製紙メーカーによって重さに多少の誤差があるため110kgでも問題ない場合もありますが、135kg以上を選択するのが安全でしょう)。とくに返信はがき付きのチラシをつくるときはつい薄い紙を選択しがちですので、誤ってはがきが送れなかったということにならないよう気を付けましょう。

私製はがきでよく使われる紙の種類
名称 詳細
アートポスト
(コート)
表面がツルツルとした光沢紙です。企業や店舗のDMはがきとして多く使われています。インクの乗りがよく、カラー印刷に適しています。ただし筆記性はありませんので、鉛筆やボールペンで書き込んだりスタンプを押したりする用途には不向きです。
マットポスト
(マットコート)
コート紙と同じくカラー印刷に適しています。表面に光沢を抑えるコーティングがされており、マットな質感が特徴です。落ち着いた風合いに仕上がります。光沢による反射がないため、コート紙よりも文字が見やすくなります。
上質紙 コピー用紙やノートとして一般的に使用されている紙で、官製はがきに近い質感です。筆記性に大変すぐれ、書き込んだりスタンプを押す用途に向いています。申込用の返信はがきなどとして多く使われます。カラー印刷は色がくすんだような表現となります。

紙の厚さは、重さの単位「kg」で表します。数字が大きいほど厚い紙ということになります。
はがきとしてよく使われる紙厚は「180kg」または「220kg」です。
180kg:官製はがきに近い厚さです。
220kg:絵はがきとしてよく使われる厚さです。
紙が厚いほうが価格は上がりますが、その分しっかりとした手触りに仕上がります。

形状は長方形が原則です!

はがきの形状は長方形が原則です。
美術館で販売されている絵はがきなどには正方形のものもありますが、正方形は「手紙(第一種郵便物)」の定形外として取り扱われるため、送料120円となります(2020年10月現在)。特殊な形状にカットされたものも定形外です。また、角丸加工は2mmまでしか認められません。

必ず表記を入れましょう!

宛名面には必ず「郵便はがき」または「POST CARD」と表記しましょう。場所は上部または左側中央に入れます。この記載がないと郵便局で「手紙(第一種郵便物)」として取り扱われるため、サイズや重さが規定内だったとしても郵送料が上がってしまいます。

切手を貼る位置に注意!

切手の貼付は長辺から35mm、短辺から70mmの範囲に収めましょう。縦型は左上、横書きは右上の位置に配置します。

宛名面の広告等は半分まで!

DMはがきや案内はがきなどで、宛名面の半分に広告や情報を掲載しているのを見たことがあると思います。宛名面の1/2の面積であれば、宛名面に広告やメッセージを入れることができます。宛名と情報がはっきりと区別できるよう、縦型であれば下半分、横型であれば左半分にしっかり寄せましょう。

宛名面は白または淡色に!

届け先を読み取りやすくするため、宛名部分の背景色は白色または淡色と定められています。どうしても濃い色のデザインにしたい場合には宛名ラベルを使用するなどして、届け先を読みやすい状態にする必要があります。

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挨拶状 マナー

ビジネスシーンで扱われる挨拶状のマナーをまとめました。

挨拶状 書き方の基本

頭語と結語

頭語は本文の始めに来る言葉、結語はしめくくりに来る言葉です。これによって相手への敬意を表します。頭語と結語は組み合わせが決まっており、丁寧度によっていくつか種類があります。挨拶状に適した頭語・結語とその組み合わせは下記のとおりです。

頭語 結語
謹啓 謹白
謹啓 謹言
謹啓 敬白

「拝啓―敬具」もビジネスシーンで使用されますが、上記3つの頭語・結語のほうが丁寧な表現です。フォーマルな挨拶状ではこちらの方が適しています。

時候の挨拶

頭語の次にくる、季節にふれる挨拶です。四季の移ろいを楽しむ日本ならではの伝統で、相手の健康を気遣う意味合いもあります。「○○の候」の形で使います。○○に入る言葉は、二十四節気や旧暦にあわせて選びます。

1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月
上旬 新春
初春
小寒
節分
立春
寒明
啓蟄
浅春
春和
桜花
仲春
陽春
立夏
薫風
新緑
桜桃
初夏
薄暑
向暑
小暑
仲夏
暮夏
避暑
立秋
新秋
初秋
新涼
秋麗
秋晴
秋涼
晩秋
落葉
立冬
師走
寒冷
初冬
中旬 寒冷
厳冬
厳寒
春寒
向春
余寒
軽暖
萌芽
陽春
春陽
清和
麗春
青葉
軽夏
藤花
黄梅
梅雨寒
長雨
真夏
酷暑
猛暑
季夏
残暑
晩夏
秋雨
秋涼
秋霖
錦秋
仲秋
夜長
残菊
深冷
氷雨
明冷
霜寒
短日
下旬 大寒
寒風
極寒
梅花
紅梅
浅春
春暖
春分
春色
惜春
晩春
若葉
新緑
万緑
軽暑
夏至
向暑
向夏
大暑
炎暑
厳暑
初秋
早涼
向秋
秋分
秋冷
野分
秋寒
朝寒
紅葉
向寒
初霜
霜寒
忙月
冬至
歳晩

「時下」は季節を問わず使えます。

時候は挨拶状を出す日によって選びますが、作業の都合で投函日がずれそう・・・というときには「時下」を使ってもOKです。「時下」とは「この頃」「今現在」という意味で、季節を問わず使うことができます。「謹言 時下ますますご清栄のことと~」という形式で、○○の候の代わりとして頭語の直後に入れます。
ただし、「時下」は挨拶を簡略化した言葉のため、フォーマルな挨拶状ではできるだけ「○○の候」を使ったほうが良いでしょう。
また、「謹言 ○○の候 時下ますます~」と使われているものをときどき見かけますが、これは挨拶の言葉が重複しているため誤用となります。

本文の注意点

句読点はつけません

挨拶状には句読点(文末の「。」「、」)はつけません。
文章の点や丸は「区切り」を意味します。せっかくの慶事に区切りをつけないという意味合いから、挨拶状や賞状などには句読点はつけないのが通例です。句読点がないことで読みにくいと感じるときは、スペースや改行を入れましょう。

「さて私議(さて私こと)」の使い方

本文中に「さて私議」「さて私こと」と使われている挨拶状を見たことがあると思います。日常では使わない表現ですが、これは「私に関することで大変恐縮ではございますが」という意味の、へりくだった言葉です。挨拶状では他の文章よりもひとまわりほど小さくして、行末に下げます。こうすることで、謙遜の気持ちを言葉だけでなく視覚的にも表しています。

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挨拶状 ビジネス文例集

ビジネスシーンでよく使う挨拶状の文例をご紹介します。

開業(会社設立)単カード

【文例】

謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます
さてこの度 新会社を設立し 来る○月○日に開業することとなりました
これもひとえに 皆様のご愛顧の賜物と心から感謝致しております
今後はなお一層 皆様のご要望にお応えできますよう
社員一同誠心誠意努力する所存でございますので 
なにとぞ 倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます謹白令和○年○月吉日

株式会社 ○○○○
代表取締役社長 ○○ ○○
〒123 - 4567  東京都中央区○○○○○○○○○○○○
電話  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八
FAX  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八

開業(事務所開設)二つ折りカード

【文例】

謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引立てをいただき厚く御礼申し上げますさて 私儀この度左記のとおり○○○○○○○○○を開業することとなりました
これもひとえに皆様のご支援とご厚誼の賜物と深く感謝致しております
今後はこれまでの経験を活かし より一層精進していく覚悟でございます
若輩者ではございますが全力で業務に精励してまいりますので
何卒ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます謹白令和○年○月吉日

○○○○事務所
○○○○○ ○○○○所在地 〒123 - 4567  東京都中央区○○○○○○○○○○○○
電話  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八
FAX  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八
開設日  令和○○年○○月○○日

開業(クリニック・医院開設)二つ折りカード

【文例】

謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げますさて 私儀この度 ○月○日より左記住所に於きまして
○○○○クリニックを開業することとなりました
○○○○病院在職中は公私にわたり格別のご厚情を賜り
心より厚く御礼申し上げます
今後は微力ながら今までの経験を生かし 地域医療に貢献すべく
誠心誠意努力する所存でございますので
なお一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう宜しくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます謹白令和○年○月吉日

○○○○○○○クリニック
○○○○○ ○○○○所在地 〒123 - 4567  東京都中央区○○○○○○○○○○○○
電話  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八
FAX  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八
開業日 令和○年○月○日(○曜日)
診療時間 午前○○時~午後○○時
休診日 ○○○○○○○○○○○○

会社移転・店舗移転 二つ折りカード

【文例】

謹啓 ○○の候 ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます
さて この度弊社は業務拡張のため 令和○○年○月○日(○)より
左記へ事務所を移転することとなりました
これを機に従業員一同 皆様の信頼にお応えできますよう
一層の努力を重ねて参る所存でございます
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます謹白令和○年○月吉日

○○○○○○○○
○○○○ ○○○所在地 〒123 - 4567  東京都中央区○○○○○○○○○○○○
電話  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八
FAX  〇三 - 一ニ三四 - 五六七八
業務開始 令和○年○月○日(月曜日)

社長交代(前社長会長就任)二つ折りカード

【文例】※封筒に印字する差出人は、新社長の名前で出します

謹啓 ○○の候 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げますさて 私儀この度 代表取締役社長を辞任し 取締役会長に就任いたしました
社長在任中は長きにわたり ひとかたならぬ御懇情を賜り
有り難く厚く御礼申し上げます
なお 後任には ○○○○ が就任いたしました
何卒私同様格別の御支援を賜りますよう伏してお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます謹言令和○年○月吉日

株式会社 ○○○○
取締役会長 ○○○○

---------------------------------------------------------
謹啓 時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げますさて 私儀この度 ○○○○の後任として 代表取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ながら 社業発展に専心努力いたす所存でございます
何卒前社長同様 格別の御指導御鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書面にてご挨拶申し上げます謹言令和○年○月吉日

株式会社 ○○○○
代表取締役社長 ○○○○

社長交代(前社長逝去)単カード

【文例】

謹啓 ○○の候 貴社ますます御清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別の御高配を賜り厚く御礼申し上げます
去る○○月○○日 弊社代表取締役社長 ○○○○ が永眠いたしました
ここに改めて故人への生前の御厚誼に深く御礼申し上げますさて 私儀この度 故 ○○○○○の後任として代表取締役に就任いたしました
はなはだ微力ではございますが 社業の発展に全力で傾注いたす覚悟でございます
前社長同様に格別のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって御挨拶申し上げます謹言令和○年○月吉日

株式会社 ○○○○
取締役会長 ○○○○

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株式会社常翔印刷

〒275-0012
千葉県習志野市本大久保2-6-18

TEL:047-455-5161

MAIL:contact@jsi.co.jp

訪問エリア

訪問エリアは下記となります。
習志野市近隣エリア
(八千代市・千葉市・船橋市・市川市・鎌ケ谷市・松戸市・柏市・白井市・佐倉市・四街道市)
※ご訪問は土日祝日を除きます
エリア外の方でも、一部エリアにより訪問可能となる場合もございますので、まずはお気軽にご相談ください。

地図